规章制度

一、确定研究生学位档案整理归档人员

    研究生学位档案整理归档第一责任人为毕业研究生辅导员，第二责任人为院研究生秘书，各学院每年至少安排2名固定的研究生参加档案整理归档（一、二年级各一名，保证工作延续性）。研究生参加档案整理归档的过程中，需由负责老师在场并作具体指导。

二、研究生学位档案归档内容

（一）博士研究生：

1、卷内文件目录1份；

2、毕业研究生登记表1份；

3、博士学位申请书1份；

4、研究生学习成绩登记表1份；

5、博士研究生论文评阅书5份；

6、博士学位论文答辩会会议记录和决议书1份；

7、安徽师范大学研究生开题报告及论文工作计划1份；

8、博士学位论文中英文摘要各1份；

9、博士学位论文1份。

（二）学术型硕士研究生和全日制专业学位研究生：

1、卷内文件目录1份；

2、毕业研究生登记表1份；

3、硕士学位申请书1份；

4、研究生学习成绩登记表1份；

5、研究生论文评阅书2份；

6、硕士学位论文答辩会会议记录和决议书1份；

7、安徽师范大学研究生开题报告及论文工作计划1份；

8、硕士学位论文中英文摘要各1份；

9、硕士学位论文1份。

（三）以研究生同等学力申请硕士学位人员：

1、卷内文件目录1份；

2、硕士学位申请书1份；

3、研究生课程进修班成绩记录1份；

4、研究生论文评阅书3份；

5、硕士学位论文答辩会会议记录和决议书1份；

6、安徽师范大学研究生开题报告及论文工作计划1份；

7、硕士学位论文中英文摘要各1份；

8、硕士学位论文1份。

三、档案整理

    各学院研究生学位档案须按以上内容要求，依据文件安排时间将材料整理齐全、完整，不得有重份和草稿等材料。学习成绩登记表须研究生秘书签名、分管院长签字并加盖学院公章，毕业研究生登记表、学位申请书、论文相关材料须按照材料内容完成签名盖章，需签署意见的要认真完成。签名要求本人签名，不得代签或打印。完成本学院的所有签字盖章后，至研究生院完成所有材料的签字盖章主要涉及以下签章：

    毕业研究生登记表（在思想教育办公室签字盖章）

    学位申请书、决议书（在学位办公室、校办签字盖章）

    学习成绩登记表（在研究生院办公室盖章）

四、档案检查、立卷

    各学院按照学校档案馆培训要求，通过南大之星系统完成档案著录工作，信息录入工作完成后，将封面及备考表打印放入档案，各类别随机抽取1-2本，提交研究生院学位办进行检查，检查无误后学位办将在档案末页签字盖章。学院继续完成打孔、装线、装盒工作。

五、移交档案馆

    完成相关以上步骤后，各学院务必再次核对拟报送档案的数量、人员姓名是否与对应批次本院学位授予名单一致，以免疏漏。确认无误后，向档案馆移交。移交材料时按要求填写《档案移交（接收）登记表》（在档案馆网站下载专区中下载），一式两份，填写完备，加盖学院公章，连同立档学员名单、档案号目录和整理好的档案材料一起移交档案馆。

                             档 案 馆

                              研究生院

2015年5月